Każda osoba, która jest objęta ubezpieczeniem chorobowym ma prawo do wynagrodzenia i zasiłku chorobowego po spełnieniu pewnych warunków. W przypadku nowych pracowników, którzy zachorują w pierwszym zatrudnienia istotne jest ustalenie czy mają oni prawo do świadczeń chorobowych już od pierwszego dnia niezdolności do pracy. By móc szybko ustalić takie prawo należy zadbać, aby przy zatrudnieniu nowego pracownika do działu kadr wpłynęły niezbędne dokumenty np. dyplomy ze studiów, czy świadectwa pracy.
Zgodnie z art. 4 pkt 3. ustawy zasiłkowej pracownik może nabyć prawo do wynagrodzenia chorobowego od pierwszego dnia zatrudnienia, gdy:
- jest absolwentem szkoły lub szkoły wyższej, który został objęty ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych,
- stał się niezdolny do pracy na skutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy,
- podlega obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu, który posiada wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. Do okresu 10 lat ubezpieczenia chorobowego wlicza się wszystkie okresy obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego, wraz z okresami obowiązkowego ubezpieczenia społecznego przypadające przed 1 stycznia 1999 r., bez względu na przerwy między nimi.
- jest posłem lub senatorem, który przystąpił do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji,
- jest funkcjonariuszem Służby Celnej, który przyjął propozycję pracy i stał się pracownikiem w jednostce organizacyjnej Krajowej Administracji Skarbowej
Jeżeli nowy pracownik nie będzie mieć prawa do świadczeń chorobowych od pierwszego dnia niezdolności do pracy to powinniśmy ustalić jaki obowiązuje go okres wyczekiwania.
Okres wyczekiwania na prawo do świadczeń chorobowych wynosi:
- 30 dni obowiązkowe ubezpieczenie chorobowe
- 90 dni dobrowolne ubezpieczenie chorobowe
Do okresu wyczekiwania zaliczamy poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego pod warunkiem że przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni. A jeżeli przekroczyła to należy sprawdzić czy była spowodowana: urlopem bezpłatnym, wychowawczym, czy odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego przysługującego w czasie trwania tytułu ubezpieczenia chorobowego jest traktowany jako okres ubezpieczenia chorobowego.
Ustalanie wysokości świadczeń chorobowych
Jeżeli udało nam się ustalić jaki obowiązuje pracownika okres wyczekiwania to pozostaje kwestia jak obliczyć należne wynagrodzenie, lub zasiłek chorobowy.
Zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu.
Do przychodu pracownika uwzględnianego w podstawie wynagrodzenie/ zasiłku chorobowego przyjmujemy wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Zasadniczo przyjmujemy wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Natomiast w przypadku gdy pracownik zachorował przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia.
Pełnym miesiącem zatrudnienia jest miesiąc w którym pracownik został zatrudniony od pierwszego roboczego dnia. A więc sprawdzając czy należy przyjąć do podstawy świadczeń chorobowych wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pierwszych dniach miesiąca należy sprawdzić czy dni te były dniami roboczymi.
Przykład 1
Pracownik wykonuje pracę od poniedziałku do piątku, został zatrudniony od 3 lipca 2023r. (1 i 2 lipca przypadał na sobotę i niedzielę). W dniu 10 września 2023r. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia/ zasiłku chorobowego przyjmujemy wynagrodzenie za miesiące lipiec i sierpień 2023.
Uzupełnianie podstawy wynagrodzenia/zasiłku chorobowego w pierwszym miesiącu pracy
Jeżeli pracownik zachorował w pierwszym miesiącu zatrudnienia to do podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego należy przyjąć uzupełnione wynagrodzenie. Sposób uzupełnienia wynagrodzenia zależy od zasad wynagradzania tego pracownika.
WYNAGRODZENIE STAŁE
Do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy. Stałym wynagrodzeniem jest również stawka godzinowa.
Przykład 2
Pracownik legitymujący się ponad 10 letnim obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym jest zatrudniony od 1 sierpnia 2023. Od dnia 22 do 25 sierpnia 2023 był niezdolny do pracy z powodu choroby. Jest to jego pierwsza choroba w 2023 roku zarówno w tej firmie jak i u poprzedniego pracodawcy. Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową w wysokości 28 zł brutto. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjmujemy wynagrodzenie za sierpień w takiej wysokości jaką by otrzymał pracownik gdyby przepracował cały miesiąc. Następnie wynagrodzenie to pomniejszamy o składki ZUS.
Pełne wynagrodzenie za sierpień: 176h x 28 zł= 4928 zł brutto
Składki ZUS: 4928 zł x 13,71%= 675,63 zł
Wynagrodzenie za sierpień, które należy uwzględnić w podstawie wymiaru wyn.chorobowego wynosi: 4252,37 zł (tj. 4928 zł – 675,63zł)
WYNAGRODZENIE ZMIENNE
Do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy obliczone zgodnie z poniższym wzorem.
(Wynagrodzenie za przepracowane dni robocze/liczba dni przepracowanych) x liczba dni, które pracownik był zobowiązany przepracować.
Uzupełnieniu podlegają również dodatkowe składniki wynagrodzenia (np. premie). Jeżeli zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi składniki te są proporcjonalnie pomniejszane za okresy pobierania świadczeń chorobowych.
Uzupełnienie wynagrodzenia zmiennego stosujemy, gdy pracownik przepracował choć 1 dzień.
Przykład 3
Pracownik legitymujący się ponad 10 letnim obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym jest zatrudniony od 1 maja 2023. Od dnia 10 do 17 maja 2023 był niezdolny do pracy z powodu choroby. Jest to jego pierwsza choroba w 2023 roku zarówno w tej firmie jak i u poprzedniego pracodawcy. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne akordowe oraz premię, która zgodnie z regulaminem wynagradzania jest proporcjonalnie zmniejszana za czas nieobecności w pracy. W maju pracownik miał przepracować 21 dni roboczych, a przepracował 15 dni i jego przychód wyniósł 5400 zł brutto (tj. wynagrodzenie akordowe 4800 zł brutto + premia 600 zł brutto).
Pomniejszenie wyn. o składki ZUS: 5400 zł x 13.71%= 740,34 zł,5400 zł – 740,34 zł= 4659,66 zł
Uzupełnienie podstawy wynagrodzenie za maj: (4659,66 zł / 15 dni) x 21 dni = 6834,17 zł
Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego za maj 2023 dla tego pracownika wynosi 6834,17 zł.
Ważne. Aby właściwie uzupełnić wynagrodzenie należy zwrócić uwagę na przyczynę nieobecności.
W przypadku nieobecności nieusprawiedliwionych do podstawy świadczeń chorobowych przyjmujemy wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu bez uzupełnienia o dni nieobecności nieusprawiedliwionych.
Przykład 4
Pracownik legitymujący się ponad 10 letnim obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym jest zatrudniony od 1 lutego 2023. W dniu 6 lutego nie usprawiedliwił swojej nieobecności w pracy (NN), a od dnia 14 do 17 lutego 2023 był niezdolny do pracy z powodu choroby. Jest to jego pierwsza choroba w 2023 roku zarówno w tej firmie jak i u poprzedniego pracodawcy. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne. W lutym pracownik miał przepracować 20 dni roboczych, a przepracował 15 dni i jego przychód wyniósł 4200 zł brutto.
Pomniejszenie wyn. o składki ZUS: 4200 zł x 13.71%= 575,82 zł,4200 zł – 575,82 zł= 3624,18zł
Uzupełnienie podstawy wynagrodzenie za luty: (3624,18 zł / 15 dni) x 19 dni = 4590,63 zł
Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego za luty 2023 dla tego pracownika wynosi 4590,63 zł.
Urlop wypoczynkowy, oraz inne dni nieobecności za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia według ustawy zasiłkowej traktujemy jak dni świadczenia pracy.
BRAK WYNAGRODZENIA
W sytuacji gdy pracownik nie osiągnął żadnego wynagrodzenia to do podstawy przejmujemy kwoty zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacone pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy za miesiąc w którym postała niezdolność do pracy. Jeżeli nie będzie możliwe ustalenie takiego wynagrodzenia (np. w firmie nie ma pracowników zatrudnionych na takim samym lub podobnym stanowisku) to do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie minimalne. Wynagrodzenie minimalne proporcjonalnie zmniejszamy w przypadku gdy pracownik pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Opracowanie własne
Źródła:
- Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2022 r. poz.1732, z późn.zm.)
- Komentarz do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Załącznik do wytycznych Nr 994800/0200/16/2023 Członka Zarządu nadzorującego, Pion Świadczeń i Orzecznictwa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 21 sierpnia 2023 r.
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz.1230, z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz.U z 2023 r. poz. 1465 z dnia 31.07.2023r.)
- Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2017 r. poz. 87)