Mimo, że zagadnienie pracy zdalnej w sposób sformalizowany jest z nami od 7 kwietnia br. to ciągle pojawiają się nowe pytania związane z zastosowaniem przepisów w praktyce. W poniższym wpisie postaram się rozwiać wątpliwości, oraz przedstawię stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Kodeksowa definicja mówi, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość
Tyle teoria, a w praktyce pojawia się pytanie czy pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z więcej niż jednego miejsca?
Odpowiedź MPiPS brzmi następująco: „Zawarta w art. 67 (18) § 1 Kodeksu pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej z różnych miejsc, o ile będą one każdorazowo uzgodnione z pracodawcą”
A więc nie ma przeszkód prawnych, aby strony stosunku pracy uzgodniły, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o ile są one uzgodnione z pracodawcą.
Zdarzają się też sytuacje, w których pracownicy np. chcą wyjechać za granicę i wnioskują o wykonywanie pracy zdalnej z innego kraju. Przed udzieleniem takiej zgody, trzeba dokładnie przeanalizować kwestie składkowo-ubezpieczeniowe i podatkowe. W związku z tym, że zagadnienie to jest ciekawe i wymaga głębszej analizy niedługo pojawi się na moim blogu osobny wpis na ten temat, a dziś tylko pokrótce o tym wspomnę.
W kwestii ubezpieczeń społecznych od 1 lipca br. obowiązuje porozumienie w zakresie pracy zdalnej z zagranicy. Porozumienie podpisało 19 państw. Umowa Ramowa którą, podpisała Polska przewiduje, że pracownicy mogą wykonywać pracę zdalną z innego państwa (ale takiego które też przystąpiło do porozumienia) w wymiarze co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy i być ubezpieczonym w państwie będącym siedzibą pracodawcy. W przypadku pracy zdalnej przez połowę, lub więcej całkowitego czasu pracy, pracownik ma obowiązek podlegania pod system ubezpieczeń społecznych w kraju zamieszkania. Aby pracować zdalnie z zagranicy i podlegać pod polski ZUS należy spełnić kilka warunków, oraz dopełnić formalności o których napiszę wkrótce na blogu 😊
Analizując zagadnienia podatkowe należy w pierwszej kolejności „pochylić” się nad rezydencją podatkową. A więc kluczowe będzie ustalenie z jakiego państwa pracownik zamierza wykonywać pracę zdalną, oraz jak długo nasz pracownik polski rezydent podatkowy będzie przebywać w tym państwie. Jeżeli kraj z którego pracownik chce pracować nie ma zawartej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z Polską to od początku pracy zdalnej powinniśmy założyć że wynagrodzenie tego pracownika będzie opodatkowane według przepisów podatkowych kraju z którego będzie świadczona praca zdalna. Taka sama sytuacja wystąpi jeżeli pracownik przekroczy pobyt w tym kraju powyżej 183 dni. Nasz pracownik staje się wtedy rezydentem kraju w którym przebywa. I również od początku pracy zdalnej wynagrodzenie powinno być wypłacane zgodnie z zasadami podatkowymi kraju rezydenta.
PAMIĘTAJ ! Jeżeli zatrudniasz pracowników pracujących w formie telepracy to do 7 października 2023 roku zatrudnienie takie nie będzie już możliwe !
A co w przypadku wykonywania wykonywania pracy zdalnej z kawiarenki internetowej ?
Według MPiPS „Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę.”
W przypadku wykonywania pracy zdalnej z miejsc publicznych należy dokładnie rozważyć kwestie ochrony danych osobowych, oraz ochronę tajemnicy zawodowej itp. Pracodawca powinien przygotować procedury ochrony danych osobowych, oraz innych wrażliwych danych dla pracowników pracujących zdalnie. Pracownik nie powinien korzystać z publicznych sieci WI-FI, lecz używać swojego mobilnego internetu. To pracownik, który wykonuje pracę zdalną jest zobowiązany do zapewnienia ochrony danych osobowych, tajemnicy zawodowej i innych informacji poufnych zgodnie z procedurami. Bez względu na to czy pracuje tylko na dokumentach elektronicznych, czy również papierowych. W związku z dużym ryzykiem naruszeń należy do uzgodnień dotyczących pracy zdalnej z miejsc publicznych podchodzić z dużą dozą ostrożności.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzone 7 kwietnia br, powstaje więc pytanie czy limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej powinien być proporcjonalnie zmniejszony w 2023 w związku z wejściem przepisów w trakcie roku?
Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy fakt wejścia w życie przepisów w trakcie roku nie ma wpływu na limit o którym mowa powyżej. Pracownicy w 2023 roku będą wiec mieć pełną pulę 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej.
A co w sytuacji zmiany pracodawcy w ciągu roku, jak wtedy liczyć limit pracy okazjonalnej?
Na to pytanie odpowiedziało MRiPS w interpretacji nr 38835:
„Stosownie do art. 67 (33) § 1 Kodeksu pracy, dodawanego ww. ustawą, praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku zmiany pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego, pracownikowi u kolejnego pracodawcy będzie przysługiwało prawo do pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze niewykorzystanym u dotychczasowego pracodawcy. Zaś w przypadku, w którym pracownik nie skorzysta z pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy bądź podejmie pracę w trakcie roku kalendarzowego, będzie mu przysługiwał pełen wymiar pracy zdalnej okazjonalnej.”
Powyżej zacytowana interpretacja MPiPS jest z dnia 23 lutego 2023 r. więc z okresu w którym obowiązywało jeszcze poprzednie rozporządzenie dotyczące świadectwa pracy dlatego publikuję tylko jej część. Obecnie w nowym świadectwie pracy mamy pkt. 10 w którym wskazujemy właśnie ilość dni wykorzystanych przez pracownika na podstawie art. 67(33) Kodeksu pracy.
W jakiej sytuacji możemy zawrzeć indywidualne porozumienie dotyczące pracy zdalnej?
Zdaniem MPiPS „Porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe, lub wydany regulamin. Oznacza to więc każdy przypadek, w którym nie funkcjonuje w zakładzie pracy akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. Polecanie pracy zdalnej także może zostać objęte zakresem przedmiotowym porozumienia zakładowego, lub regulaminu.”
A więc, gdy firma posiada porozumienie z pracownikami/regulamin pracy zdalnej to w nim powinny się znaleźć zapisy dotyczące kiedy i na jakich zasadach praca ta jest wykonywana. Natomiast gdyby w firmie nie było porozumienia z pracownikami/ regulaminu pracy zdalnej to trzeba pamiętać, aby indywidualne porozumienie z pracownikiem zawierało te same elementy, które powinny być w porozumieniu z pracownikami/ regulaminie. Czyli m.in. zasady pokrywania kosztów, potwierdzania obecności na stanowisku, komunikowania się, czy kontroli RODO, BHP itd.
Czy termin uzgodnienia pracy zdalnej ma wpływ na możliwość przejścia w tryb pracy stacjonarnej?
Pracę zdalną możemy uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę, lub w trakcie zatrudnienia. O ile nowy kodeks pracy dość jasno precyzuje sytuacje w której w trakcie zatrudnienia strony uzgodnią zdalny tryb pracy, o tyle sytuacja gdy tryb ten będzie uzgodniony przy zatrudnieniu nowego pracownika budzi wiele wątpliwości. Część praktyków odnosiła się do tego przepisu w sposób sceptyczny. Akcentując, że podpisanie takiej umowy niejako „uwięzi” pracownika w domu i będzie dyskryminujący. W takiej sytuacji trzeba mieć na uwadze, że kodeks pracy nie przewiduje kto i na jakich warunkach może wystąpić z wnioskiem o zakończenie trybu zdalnego, który został uzgodniony przy zawieraniu umowy o pracę. Poniżej przedstawiam odpowiedź MPiPS na pytanie czy w każdym przypadku pracodawca może „cofnąć” pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej?
„W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Uprawnienie pracodawcy w tym zakresie nie będzie jednak mogło dotyczyć pracowników wykonujących pracę zdalną na swój – wiążący dla pracodawcy – wniosek (tj. pracowników, o których mowa w art. 67 (19)§ 6 i 7 K.p.), chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę co do zasady nie jest możliwe cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze).”
Moim zdaniem jeżeli kandydat na pracownika i nowy pracodawca chcą mieć możliwość zmiany trybu pracy w trakcie zatrudnienia to należałoby rozważyć zawarcie umowy o pracę w trybie stacjonarnym, dopuszczenie pracownika na pewien czas do pracy stacjonarnej. A następnie zgodnie z Art. 67 (19). § 1. Pkt 2 KP dokonanie zmiany sposobu wykonywania pracy z trybu stacjonarnego na tryb zdalny.
Od pewnego już czasu w przestrzeni publicznej pojawiło się też pytanie co z obowiązkiem zapewnienia przez pracodawcę biurka i krzesła do pracy zdalnej?
Obowiązek zapewnienia krzesła i biurka do pracy zdalnej będzie zależeć od tego czy są to narzędzia pracy. W ocenie GIP nie są, ale strony mogą ustalić, że pracodawca pokryje koszty związane z ich zakupem i zobowiązanie to zostanie uwzględnione w dokumentach regulujących pracę zdalną.
W tym samym temacie wypowiedziało się również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej
„Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać. Ponadto, zgodnie z dodawanym art. 67 (24)§ 1 pkt 3 K.p. pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.”
Jak widzimy w dzisiejszym wpisie wiele aspektów związanych z wprowadzeniem i późniejszym funkcjonowaniem pracy zdalnej wymaga wyjaśnienia. Dlatego serdecznie zapraszam Cię na pełnowymiarowe ponad 3 godzinne szkolenie na którym szczegółowo wyjaśnię zagadnienia pracy zdalnej, przeanalizuję problemy związane z tematem i odpowiem na wszystkie pytania. Ponadto otrzymasz narzędzia dzięki, którym w szybki i bezbłędny sposób wprowadzisz w firmie pracę zdalną. Już dziś możesz zapisać się na szkolenie https://meritumexpert.pl/praca-zdalna-2023-zagadnienia-praktyczne/. Serdecznie zapraszam 🙂
Opracowanie własne
Źródła:
- Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.z 2023 r.poz. 1465 z dnia 31.07.2023 r.)
- MPiPS (www.gov.pl/web/rodzina)
- ZUS (www.zus.pl )
- PIP (www.pip.gov.pl )
- Porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej
- Odpowiedź Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dn. 23.02.2023 r. na interpelację nr 38835