Zagadnienie prawidłowego udzielania i rozliczania urlopu dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy powoduje w działach kadrowo-płacowych wiele problemów. W dzisiejszym wpisie postaram się wyjaśnić trzy najbardziej problematyczne zagadnienia.
Aby ustalić wymiar urlopu dla pracownika powinniśmy zacząć od ustalenia stażu pracy. Po jego ustaleniu będziemy wiedzieć czy nowy pracownik będzie mieć prawo do pierwszego urlopu w roku kalendarzowym w którym podjął pracę, czy będzie mu przysługiwać 20, lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Przepisy szczególne przewidują również prawo do innych wymiarów urlopu dla poszczególnych grup pracowników (m.in nauczycieli, prokuratorów). Ponadto pracownicy niepełnosprawni w stopniu umiarkowanym i znacznym mają prawo do dodatkowego urlopu.
Obliczanie należnego urlopu niepełnoetatowca
Jeżeli pracownikowi przysługuje prawo do kolejnego urlopu w wymiarze 20, lub 26 dni to wymiar ten dzielimy przez wymiar etatu obowiązujący pracownika pamiętając o konieczności zaokrąglenia niepełnego dnia w górę. Następnie uzyskany wynik mnożymy przez 8 godzin (norma czasu pracy dla pełnego i niepełnego etatu jest taka sama). Uzyskany wynik to liczba godzin należnego urlopu dla niepełnoetatowca.
Dokonując takich obliczeń może się zdarzyć, że pracownik pracujący na cześć etatu będzie nieobecny w pracy przez większą liczbę dni niż pracujący na cały etat. Wynika to ze sposobu obliczania i zaokrąglania wyniku tj. przeliczania urlopu najpierw na godziny, a następnie udzielania go w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy tego pracownika. Zasada ta wynika wprost z Art. 154 (2) Kodeksu Pracy i mimo że może się ona wydawać niesprawiedliwa powinniśmy ją stosować. Na takim stanowisku stoi też Państwowa Inspekcja Pracy.
Przykład 1
Pracownik A jest zatrudniony na ¼ etatu. Zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy wykonuje on swoje obowiązki od poniedziałku do piątku po 2h dziennie. Ma staż pracy, który uprawnia go do urlopu w wymiarze 26 dni. W dniach 1-3 lutego 2023 korzystał z urlopu wypoczynkowego.
Na początku ustalamy ile godzin urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi A:
26/4=6,5 dnia (zaokrąglamy do 7 dni)
7dni x 8h= 56 godzin urlopu do wykorzystania w 2023 roku
W dniach 1-3 luty 2023 wykorzystał 6 godzin urlopu, więc pozostało mu jeszcze do wykorzystania 50 godzin. Przeliczając godziny urlopu na dni to pozostało temu pracownikowi do wykorzystania w 2023 roku aż 25 dni.
Gdyby ten sam przykład dotyczył pracownika pracującego w pełnym wymiarze czasu pracy to do wykorzystania pozostało by mu tylko 23 dni urlopu wypoczynkowego. Ale trzeba pamiętać, że 23 dni urlopu pracownika pełnoetatowego to 184 godziny.
Przykład 2
Pracownik B jest zatrudniony na ¼ etatu. Zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy miał przepracować w dniach 1.02- 3 godz., 02.02- 5godz. 03.02- 1 godz. Ma staż pracy, który uprawnia go do urlopu w wymiarze 26 dni. W dniach 1-3 lutego 2023 korzystał z urlopu wypoczynkowego.
Tak samo jak pracownikowi A z przykładu 1 również pracownikowi B przysługuje w 2023 roku 56 godzin urlopu wypoczynkowego.
W dniach 1-3.02.2023 wykorzystał 9 godzin urlopu, więc pozostało mu jeszcze do wykorzystania 47 godzin. Przeliczenie niewykorzystanych godzin urlopu na dni w tym przypadku nie będzie możliwe bowiem zależy ono od rozkładu czasu pracy w kolejnych okresach.
Jak widać na przykładzie 2 urlop wypoczynkowy liczy się w godzinach, natomiast udziela się go w dniach. Dlatego w rozliczaniu urlopu powinniśmy posługiwać się urlopem przeliczonym na godziny, a nie na dni.
Zmiana etatu w ciągu roku kalendarzowego i prawo do urlopu
Kolejnym problematycznym zagadnieniem jest zmiana etatu w ciągu roku kalendarzowego i jej wpływ na naliczenie urlopu. Przepisy prawa pracy nie regulują tej kwestii, jednak można się w tym przypadku wzorować na Art. 155 (1) KP. Wymiar urlopu należy ustalić odrębnie za poszczególne miesiące pracy w różnych wymiarach etatu, proporcjonalnie do tych wymiarów. Ponadto zgodnie ze stanowiskiem PIP należy zaokrąglić urlop dla każdego z etatów.
Przykład 3
Pracownik C jest zatrudniony od 1 stycznia 2023 do 31 lipca 2023 na ½ etatu. Od 1 sierpnia 2023 do 31 grudnia 2023 będzie zatrudniony na ¼ etatu. Ma staż pracy, który uprawnia go do 26 dni urlopu.
Aby ustalić wymiar urlopu pracownika C w 2023 roku powinniśmy osobno ustalić wymiar urlopu dla 7 miesięcy w których pracownik był zatrudniony na ½ etatu, oraz osobno dla 5 miesięcy w których pracował na ¼ etatu.
- Urlop za okres od 1.01.2023 do 31.07.2023 wynosi 8 dni zgodnie z przeliczeniem
26 dni x ½ etatu= 13 dni, 13 dni x 7/12= 7,58 (zaokrąglamy do 8 dni)
- Urlop za okres od 01.08.2023 do 31.12.2023 wynosi 3 dni zgodnie z przeliczeniem
26 dni x ¼ etatu = 6,5 dnia (zaokrąglamy do 7 dni),
7 dni x 5/12= 2,91 dnia (zaokrąglamy do 3 dni)
W sumie pracownikowi C w 2023 roku przysługuje 11 dni urlopu wypoczynkowego.
Zmiana etatu w trakcie miesiąca kalendarzowego i prawo do urlopu
Kolejnym zagadnieniem, które nie jest określone w przepisach jest prawo do urlopu w sytuacji zmiany etatu w ciągu miesiąca kalendarzowego. W praktyce kadrowej stosowane są dwa rozwiązania:
- Przyjęcie dla całego miesiąca wymiaru etatu, który, obowiązywał pracownika w pierwszym dniu pracy,
- Przyjęcie wymiaru etatu w którym pracownik dłużej świadczył pracę w tym miesiącu
Można również przeliczyć urlop korzystając z obu sposobów i wybrać wariant bardziej korzystny dla pracownika.
Przykład 4
Pracownik D jest zatrudniony od 1 stycznia 2023 do 5 marca 2023 na ½ etatu. Od 6 marca 2023 do 31 grudnia 2023 będzie zatrudniony na ¼ etatu. Ma staż pracy, który uprawnia go do 26 dni urlopu.
Metoda 1. Przyjęcie dla całego miesiąca wymiaru etatu, który obowiązywał pracownika w pierwszym dniu pracy.
Urlop za okres od stycznia do marca wynosi 4 dni zgodnie z przeliczeniem:
26 dni x ½ etatu= 13 dni,
13 dni x 3/12= 3,25 (zaokrąglamy do 4 dni)
Urlop za okres od kwietnia do grudnia wynosi 11 dni zgodnie z przeliczeniem
26 dni x ¼ etatu = 6,5 dnia (zaokrąglamy do 7 dni)
7 dni x 9/12= 10,5 dnia (zaokrąglamy do 11 dni)
W sumie pracownikowi D w 2023 roku przysługuje 15 dni urlopu wypoczynkowego.
Metoda 2. Przyjęcie wymiaru etatu w którym pracownik dłużej świadczył pracę w tym miesiącu.
Urlop za okres od stycznia do lutego wynosi 3 dni zgodnie z przeliczeniem:
26 dni x ½ etatu= 13 dni
13 dni x 2/12= 2,17 (zaokrąglamy do 3 dni)
Urlop za okres od marca do grudnia wynosi 6 dni zgodnie z przeliczeniem
26 dni x ¼ etatu = 6,5 dnia (zaokrąglamy do 7 dni)
7 dni x 10/12= 5,83 dnia (zaokrąglamy do 6 dni)
W sumie pracownikowi D w 2023 roku przysługuje 9 dni urlopu wypoczynkowego.
Aby działać na korzyść pracownika należałoby zastosować pierwszą metodę obliczania urlopu w przypadku zmiany etatu w ciągu miesiąca.
Opracowanie własne
Źródła:
- Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.z 2023 r.poz.1465 z dnia 31.07.2023 r.)
- PIP (www.pip.gov.pl )